｢表計算ソフト｣の代表格、定番中の定番がこの｢エクセル(Excel)｣です。
現在では類似ソフトがいろいろあり、かつてほどの圧倒的シェアではないかもしれませんが、ユーザ数はNo.1ではないでしょうか。
これほど普及しているソフトなので、それこそ頻繁にファイルの授受をすると思います。
自分で作成したファイルをやりとりするなら、特に問題ないはずです(ケースによっては許可を得ましょう)。
しかし時に、自身以外の人間が作成したエクセルファイルを渡したりすることもありますよね？
その際作成者に説明できればいいのですが、様々な理由で作成者に話せなかったり、連絡できない、そんな状況も確かにあります。
｢仕事上必要だから…！｣と、ファイルをコピーして渡したはいいけれど、渡したファイルがコピーしたものだと知られてしまうかも…？
もちろん知られたからと言って、何も問題はない可能性だって、普通にあります。
だけど、何か不安な感覚もある…。
いや、そもそもファイルコピーって分かるものなのか？
・・・調べてみました。
見れば分かる！目利き(エクセルが詳しい人)は結構居るんです
パソコンやスマホには数多くのソフト(アプリ)があります。中には編集可能なものもたくさん。
簡単なメモ帳の様なものなら、大抵は最終更新だけが記録されると思います。
でもエクセルは、ビジネスで使われることが多いソフトです。入力された文字や数値のみならず、付随する情報も記録されるのです。
もちろんソフト(コンピューター)の内部的にだけ使われて、見ることができない情報もあると思いますが、少なくともエクセルは、作成者や作成日時は見ることができます。
エクセル(Excel)ファイルのコピーがバレる理由①プロパティ
｢プロパティ｣って、聞いたことがありますか？
｢オブジェクト固有の特性、またはオブジェクトに関する情報をまとめたもの。｣(ASCII.jpデジタル用語辞典)
何のことやら解りませんよね。実際にはこのあとに説明が続きます。
まあ要するに作成者や作成日時、ファイルの大きさなどが見れる、と考えてください
(対象によってプロパティの内容も異なります)。
エクセルファイルを利用するのに、プロパティを見る必要は基本ありません。
食材やレトルト食品だと、消費期限や生産地などを気にする人は多いですよね。
｢気にする＝必要な情報｣なので、積極的に目を通しますが、エクセルのプロパティ情報はそうではない訳です。
でも、人によって気になるもの、必要な情報は違います。
｢消費期限は気にするけど、生産地なんか気にしない｣という人もいれば、｢消費期限や生産地、加工会社と販売会社、全部気になる！｣という人もいます。
エクセルファイルも同じです。
｢使えればいい｣といった人から、｢誰が、いつ作成した？｣を気にする人だって必ずいます。
エクセル(Excel)ファイルのコピーがバレる理由②「監視ソフト」や「マクロ」
会社で使うパソコンは、その会社の様々な情報が詰め込まれていて、それらが外部に流出したらマズイことになります。
外部からの違法な侵入を防ぐため、いろいろな対策が取られていると思います。
同時に内部の人間が誤った操作で、意図しない情報漏洩を防ぐために、手だてを講じている場合もあるのです。
その一つが監視ソフトです。パソコンの操作を監視し、記録として残します。
監視ソフトはバックグラウンドで動作するため、通常パソコンを操作している人が、それを意識することはありません。
監視ソフトの機能や設定によりますが、エクセルファイルをコピーした記録が残る可能性はあります。
そして、マクロ。
エクセルのマクロはエクセルの操作を記録して、それを再現することができます。
毎日同じ定型作業をする場合、それを記録させればその作業を自動化できるので、非常に便利な記録です。
マクロはプログラム言語としてVBA(ビジュアルベーシックをベースとしたプログラム言語)を使っていて、VBAのスキルがあれば実に様々なことが可能です。
セルの変更や、ファイルのコピーなども記録することができるのです。
エクセル(Excel)ファイルのコピーがバレる理由③中身のコピーでも見る人が見ればわかる。
｢じゃあファイルコピーでなく、中身をコピーアンドペーストすればいいんじゃない!？｣
そうですね、正しくコピペすれば内容は同じ、でも違うエクセルファイルができあがります。
ただ、エクセルはセルをコピーする際に細かく条件設定できますし、セルに計算式などが設定されている場合があるので、セルのコピーには注意が必要です。
まとめ ・最後の判断はあなた次第…！
・エクセルファイルコピーがばれるケース
- プロパティを見られる
- パソコンに監視ソフトが入っている
- マクロで記録している
・ファイルコピーよりは内容だけをコピペの方がいい…かもしれないが、これはこれで注意が必要
・ベストは作成者や上司、関係者などの許可を得てファイルコピーすること
｢たかがエクセルファイル…｣と思っていると、後々トラブルになる可能性もあります。ご注意ください。
